La digitalizzazione porta il registro delle imprese di Malta alla pari con gli standard internazionali

Geraldine Spiteri Lucas

“Con l’evoluzione in autorità di vigilanza, il Registro delle Imprese di Malta ha oggi un ruolo più incisivo nel mantenere un registro centrale accurato e trasparente delle informazioni sulla proprietà effettiva, contribuendo alla lotta contro il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo”, ha dichiarato Geraldine Spiteri Lucas, CEO e Registrar del MBR.

L’MBR e il Registro delle Imprese sono la stessa cosa? E quali sono le loro relazioni e i rispettivi ruoli?

“Mentre il Registrar of Companies è la persona responsabile di tutti gli obblighi derivanti dal Companies Act in relazione alla registrazione dei documenti, al mantenimento dei profili aziendali aggiornati e alla garanzia che tutte le informazioni aggiornate siano disponibili al pubblico, l’MBR è l’ente istituito ai sensi del Public Administration Act, di cui il Registrar è il CEO”, ha spiegato Spiteri Lucas.

Dopo aver fatto parte della MFSA, nel 2018 il Malta Business Registry è stato istituito come ente unico responsabile del registro ufficiale delle società e delle partnership e della registrazione di nuove partnership commerciali e persone giuridiche.

È inoltre responsabile del rilascio di documentazione certificata, compresi i certificati di onorabilità, della prenotazione di nomi di società, della riscossione delle tasse di registrazione e di altre tasse, della pubblicazione di avvisi e dell’imposizione e riscossione di sanzioni. Il Registro svolge anche indagini sulle società.

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“In quanto ente governativo, è fondamentale che l’MBR si evolva in linea con le direttive europee e gli standard internazionali che garantiscono la tranquillità della comunità imprenditoriale e della giurisdizione maltese nel suo complesso. Con l’intensificarsi della legislazione sul riciclaggio di denaro e sul terrorismo finanziario, l’MBR si è trasformato in un’Autorità di vigilanza ai sensi del Regolamento 2 (1) della Prevention of Money Laundering and Funding of Terrorism Regulations (PMLFTR)”, ha spiegato la dottoressa.

Secondo la dott.ssa Spiteri Lucas, il ruolo dell’MBR oggi sostiene gli sforzi di Malta per migliorare la sua reputazione come giurisdizione internazionale e nella lotta contro il crimine finanziario.

“Il mantenimento di un registro centrale accurato e trasparente delle informazioni di base e della titolarità effettiva di tutte le persone giuridiche è essenziale per definire gli standard accettabili intrapresi dall’MBR sulle sue politiche e procedure relative alle funzioni di regolamentazione nella lotta contro il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo”, ha aggiunto.

“Oggi, grazie ai nostri strumenti investigativi potenziati e alle conoscenze e competenze dei nostri dipendenti per garantire un registro aggiornato e un registro BO popolato, assistiamo meglio le entità e le autorità nelle loro indagini. Questo ha portato un’importante revisione all’interno dell’industria dei servizi aziendali, alzando l’asticella a favore di una giurisdizione maltese più seria”.

Riferendosi a come i continui investimenti in tecnologia e digitalizzazione rimangano al centro della missione della MBR di migliorare l’esperienza dei clienti, il dottor Spiteri Lucas ha menzionato la recente introduzione di una piattaforma online che consente la costituzione di società e la firma digitale.

“La Conferenza CRF dello scorso anno ha mostrato l’urgenza dei Registri di tutto il mondo di adattarsi e adottare metodi digitali e, dopo una cruciale reingegnerizzazione dei processi per capire meglio come migliorare i nostri servizi, un’analisi legale in linea con i vincoli del GDPR, test interni ed esterni e la migrazione dei dati, l’MBR ha lanciato la sua nuova piattaforma online, BAROS”.

BAROS, ovvero il Business Automation Registry Online System, introduce diverse funzionalità che consolidano la visione di MBR verso la digitalizzazione e la trasformazione in un’entità senza carta. Contemporaneamente,

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il portafoglio elettronico dell’MBR, la Central Data Repository Solution, ridurrà drasticamente la burocrazia e i costi in generale.

abbiamo condotto un esercizio per identificare la documentazione più comunemente richiesta dagli enti governativi e dai soggetti interessati, che ci ha permesso di iniziare a promuovere il principio “una volta sola”, ovvero che i cittadini e le aziende dovranno fornire determinate informazioni o documenti alle autorità competenti una sola volta, migliorando in definitiva l’efficienza e portando alla standardizzazione ed evitando la duplicazione del lavoro”.

Il dottor Spiteri Lucas ha spiegato come questo servizio si avvarrà di un quadro fiduciario ai sensi del regolamento eIDAS e fornirà una serie di regole e standard per la privacy, la sicurezza e l’usabilità. A questo proposito, sono in corso i preparativi per la gara d’appalto che sarà bandita entro la fine dell’anno”, ha dichiarato la dott.ssa Spiteri Lucas.

“Attraverso il nostro lavoro, compreso lo screening di tutte le partecipazioni prima della registrazione delle società, stiamo cercando di rendere l’MBR sempre più trasparente. Lo screening delle partecipazioni è fondamentale e consente di confermare le identità per dimostrare l’assenza di coinvolgimento in attività illecite”.

Nel 2022, lo screening dei titolari effettivi associati alle nuove società è stato pari a 6.683, lo screening degli amministratori delle nuove società proposte è stato pari a 5.390, lo screening dei coinvolgimenti degli amministratori e degli altri rappresentanti locali di altre organizzazioni legali è stato pari a 1.898, lo screening delle persone fisiche delle società cancellate con la procedura di estinzione è stato pari a 1.294 e lo screening dei coinvolgimenti dei fondatori delle organizzazioni legali è stato pari a 85.

Nel 2022 sono stati inoltre effettuati ben 39.439 controlli sul coinvolgimento di amministratori e proprietari effettivi di società esistenti.

Il dottor Spiteri Lucas ha spiegato come l’MBR sia sempre più intenzionato a offrire un servizio di maggiore qualità.

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“L’MBR ha incorporato tra le 5000 e le 6000 società all’anno, ma la diminuzione del numero è secondaria. Siamo alla ricerca di aziende di buona reputazione, non solo di numeri, e l’importante è che tutte le informazioni richieste siano presentate in modo adeguato. Se le informazioni giuste vengono inserite correttamente sulla nostra piattaforma online, una società può essere costituita in un giorno”.

“Abbiamo introdotto delle funzioni nella nostra piattaforma online che facilitano il processo di collegamento delle società al conto aziendale. Per ogni conto societario è ora necessaria un’unica procedura di collegamento, dopodiché tutti i membri di quel conto societario vengono automaticamente collegati e, nell’ambito di questo processo, le delibere del consiglio di amministrazione vengono sistematicamente caricate sul sistema, migliorando l’efficienza e la completezza della procedura di collegamento.

“Questo approccio sistematico, che consente anche ai CSP di gestire meglio i conti dei clienti, non solo semplifica il processo di collegamento, ma garantisce anche che le delibere del consiglio di amministrazione richieste siano perfettamente integrate nel sistema, in linea con le migliori pratiche e gli standard normativi”, ha aggiunto.

Nei prossimi mesi sono attesi diversi sviluppi chiave, come la sesta direttiva UE sull’antiriciclaggio che rafforzerà gli sforzi antiriciclaggio, l’istituzione della nuova Autorità antiriciclaggio dell’UE (AMLA) a Francoforte entro la metà del 2025, l’ulteriore digitalizzazione e gli aggiornamenti del Companies Act, l’aumento degli obblighi di segnalazione ai sensi della CSRD per le grandi società e l’ulteriore modernizzazione del Companies Act.